Jak předávat doklady účetní, aby to šlo hladce a bez překvapení

Cena za vedení účetnictví se u většiny kanceláří neodvíjí od velikosti firmy, ale od objemu práce. Ta se měří počtem účetních položek, tedy řádků v účetním deníku. Kdo ví, jak se položky počítají, ví, z čeho se skládá faktura, a nic ho nepřekvapí.

Jak se počítají položky

Jedna faktura obvykle znamená dvě položky: zaúčtování na nákladový nebo výnosový účet a zvlášť DPH. Jeden pohyb na bankovním výpisu je jedna položka.

Takže firma s 40 přijatými fakturami, 20 vydanými a 60 pohyby v bance má za měsíc:

(40 + 20) × 2 = 120 položek z faktur
             +  60 položek z banky
             = 180 účetních položek

I u nás se cena odvíjí od objemu dokladů: slabší měsíc vyjde levněji, silnější dráž a pod paušál cena nespadne.

Napojte banku přes API

Když je bankovní účet napojený přes API, pohyby se do účetnictví natahují automaticky. Nikdo je nepřepisuje z PDF výpisu, nekontroluje překlepy v částkách a neluští, co znamená platba bez variabilního symbolu.

Na ceně to nepoznáte, položek je stejně. Poznáte to na rychlosti a na chybách: napojená banka je zaúčtovaná do pár dnů po konci měsíce, ne až když se sejdou výpisy. A výsledky za měsíc máte dřív.

Vystavujte faktury v systému, ze kterého se dají stáhnout

Faktura vytvořená ve Wordu nebo Excelu se musí opsat. Faktura z fakturačního systému se dá naimportovat, i s částkami a sazbami DPH, takže nevznikají překlepy, které se pak hledají v kontrolním hlášení.

Nezáleží na tom, jaký systém používáte. Důležité je, aby umožňoval export nebo propojení. Když si vybíráte, zeptejte se předem účetní, s čím umí pracovat. Vyhnete se tomu, že budete po roce migrovat.

Nesnažte se snižovat počet dokladů umělým slučováním

Občas se objeví nápad: nebudu si nechávat účtenky za 50 Kč, ať je méně položek.

To je špatná úspora. Neuplatněný náklad znamená vyšší základ daně, a ten vás bude stát víc než jeho zaúčtování. U plátce DPH k tomu přidejte neodečtené DPH.

Doklad, který má vliv na daň, se vždy vyplatí zaúčtovat. Šetřit se má na způsobu předání, ne na tom, co se předává.

Čtyři návyky, které nic nestojí

Předávejte doklady průběžně, ne jednou za čtvrt roku. Hromada dokladů za tři měsíce se zpracovává stejně dlouho jako tři menší, ale zvyšuje riziko, že něco chybí a už se to nedohledá. A když se na chybu přijde s odstupem, opravuje se hůř.

Nepřeposílejte to samé dvakrát. Duplicitní doklad se musí najít a vyřadit, což je práce, která nic nepřináší. Když si nejste jistí, jestli už jste něco poslali, raději se zeptejte.

Foťte účtenky rovnou. Termopapír po pár měsících vybledne a nepřečtený doklad je pro účetnictví stejný jako žádný. Vyfotit ho hned po zaplacení je otázka pěti sekund.

Poznamenávejte si, k čemu platba je. U nestandardních plateb (záloha, kompenzace, platba za někoho jiného) stačí jedna větička. Ušetří to e-mailovou konverzaci o tom, co je to za 12 000 Kč z 3. dubna.

A jedna věc, která se nepočítá v korunách

Když doklady chodí průběžně a čitelně, účetní vám dokáže říct, jak si firma stojí, kdykoli se zeptáte. Ne až po závěrce. To je na tom nakonec cennější než pár položek sem nebo tam.

Kolik by účetnictví stálo u vás, řekneme po telefonu. Stačí vědět, kolik máte zhruba dokladů za měsíc: zavolejte nám.